Сверка поставки с заказом: промпт, который находит расхождения

В поставке легко заметить недостающую коробку и пропустить пересорт внутри неё. Промпт для сверки сопоставляет заказ с фактически полученными товарами по артикулам: отдельно показывает недостачу, излишек и строки, которые пока нельзя сравнить.

Главный результат — список конкретных расхождений, с которым приёмщик может вернуться к коробкам. Особого внимания требуют единицы: в заказе товар бывает посчитан в метрах, а поставщик привозит его в пачках.

Как сверить поставку с заказом с помощью промпта?

Передайте помощнику два списка: заказ и фактическую приёмку. В каждом нужны артикул, количество и единица измерения. Попросите сопоставлять товары по артикулу, складывать только совместимые строки и отдельно выводить недостачу, излишек, незнакомые позиции и вопросы к данным.

Названия нужны человеку для чтения. Главный ключ — артикул: «лента белая» у двух поставщиков может означать разные товары. Сохраняйте ведущие нули и дефисы, если они входят в ваш каталог. Когда артикул меняется между системами, сначала дайте таблицу соответствий.

Фактическую приёмку записывайте по пересчитанному товару. Если просто скопировать количество из накладной в колонку «получено», сверка сравнит два документа вместо содержимого коробок. Качество, повреждения и срок годности отмечают отдельно от количества.

Полный промпт для копирования

Скопируйте задание целиком, затем замените два блока входных данных своими строками. Для документов с личными данными сначала уберите лишние сведения из переписки.

Ты — помощник по количественной сверке поставки с заказом. Твоя задача — подготовить список расхождений для сотрудника, который принимает товар.

Входные данные:
ЗАКАЗ:
[Вставьте строки: артикул | название | количество | единица измерения]
ФАКТИЧЕСКИ ПОЛУЧЕНО:
[Вставьте строки: номер строки приёмки | артикул | название | количество | единица измерения]
ПРАВИЛА СООТВЕТСТВИЯ:
[Вставьте подтверждённые соответствия артикулов и пересчёт единиц либо напишите «нет»]

Порядок работы:
1. Проверь, что в каждой строке есть артикул, числовое количество и единица. Сохраняй артикул как текст вместе с ведущими нулями и дефисами. Если данных не хватает, задай конкретные вопросы и выдели такие строки.
2. Сопоставляй товары по точному артикулу. Похожие названия не считай подтверждённым соответствием. Применяй только переданные правила соответствия.
3. Сложи полученное количество по одному артикулу и одной единице. Покажи номера исходных строк, из которых взялась сумма. Полностью одинаковые строки с одним номером приёмки вынеси на проверку возможного дубля; не учитывай их дважды без подтверждения.
4. Если заказ и приёмка используют разные единицы, пересчитывай только по переданному коэффициенту. При его отсутствии напиши «нельзя сравнить: нужен пересчёт единиц» и укажи, что уточнить.
5. Для сравнимых строк рассчитай разницу «получено минус заказано». Отрицательное число — недостача, положительное — излишек, ноль — количество совпало.
6. Артикулы только из приёмки вынеси как «нет в заказе». Артикулы только из заказа покажи как «не получено», если вся поставка уже принята; иначе уточни, ожидается ли ещё часть.
7. Выведи таблицу: артикул | заказано | получено | единица | разница | статус | строки приёмки. После неё дай отдельный список вопросов и действий сотрудника. Не складывай в одну итоговую сумму штуки, метры и упаковки. Не утверждай, что товар принят по качеству или что поставщик обязан вернуть деньги.
8. Перепроверь все сложения и разницы по исходным строкам. Заверши списком позиций, которые требуют решения человека.

Этот промпт предназначен для обычной количественной проверки. Официальное оформление расхождений, претензии и бухгалтерские проводки остаются в вашем установленном порядке работы.

Как запустить помощника в Ное

Откройте Ною для ИИ-сотрудников, создайте сотрудника и вставьте промпт в его инструкции. Назовите его «Сверка поставки» и начните с двух небольших текстовых таблиц в тестовом чате. По нашей ссылке новым пользователям доступен удвоенный стартовый баланс; текущие условия показаны при регистрации.

Отправьте сначала пример из следующего раздела. Сравните четыре решения с таблицей результата. Затем поменяйте только упаковку ленты: добавьте подтверждённые 5 метров в упаковке. Ответ должен пересчитать C-33 и сохранить остальные расхождения. Такой повтор показывает, понимает ли помощник уточнение в продолжении разговора.

Память пригодится для постоянных правил: как устроены артикулы, какие единицы допустимы, кто отвечает за уточнения. Для каждой новой поставки отправляйте актуальные заказ и приёмку отдельным заданием.

Что получилось на примере с пятью строками

Возьмём вымышленный заказ. В нём 12 кружек A-11, 8 коробок B-22 и 10 метров ленты C-33. Приёмщик записал пять строк:

Для A-11 помощник складывает 6 + 4 и получает 10 штук. До заказа не хватает 2. У B-22 на 2 штуки больше. С лентой сравнение пока останавливается: сколько метров в упаковке, предстоит уточнить. D-44 отсутствует в заказе.

У результата есть продолжение. Если подтверждено, что в каждой упаковке C-33 по 5 метров, получится 2 × 5 = 10 метров и количество совпадёт. Если по 4 метра, получится 8 метров и недостача 2 метра. Самостоятельно выбирать удобный коэффициент помощнику нельзя.

Что добавить, когда текстовых таблиц станет мало

Начните с проверенной выгрузки. При подключении таблицы, складской системы или другого источника через доступную интеграцию либо MCP помощник сможет получать данные по настроенному доступу. Состав полей и разрешённые действия задают отдельно. Подключение к складу настраивают отдельно от промпта.

Разделите чтение и запись. На первом этапе помощник предлагает расхождения человеку. Изменение остатков, отметка о полной приёмке и отправка сообщения поставщику требуют отдельного правила и подтверждения ответственного. Это защищает от ситуации, когда неполную поставку по ошибке закрыли окончательно.

При больших выгрузках считайте суммы в таблице или программе, а нейросети поручайте объяснение и список исключений. Как подготовить такой файл, объясняет разбор таблиц и Excel с нейросетью. Сверку цен до заказа выполняют отдельно — для неё есть промпт сравнения прайс-листов.

Частые вопросы

Можно отправить фотографию накладной?

Если выбранная модель умеет читать изображения, она может распознать строки. Сначала проверьте распознанные артикулы и числа по оригиналу, особенно похожие символы и мелкий шрифт. Затем запускайте сверку.

Что делать с одинаковым артикулом в нескольких коробках?

Сохраните отдельный номер каждой строки приёмки. Количество одного артикула в одной единице можно сложить, а номера покажут, откуда получилась сумма.

Почему помощник не сравнил штуки с упаковками?

Ему нужен подтверждённый состав упаковки. В двух упаковках может быть разное количество штук или метров.

Можно считать замену товара совпадением?

Только если ответственное лицо подтвердило замену и передало правило соответствия. Артикулы и согласованная замена важнее похожего названия или близкой цены.

Что делать, если часть товара ещё в пути?

Укажите частичную поставку во входных данных. Отсутствующую позицию тогда отмечают как ожидаемую часть и уточняют срок, прежде чем делать окончательный вывод о недостаче.

С чего начать сейчас

1. Возьмите один небольшой завершённый заказ и результаты фактического пересчёта.
2. Оставьте артикулы, количества и единицы, убрав лишние персональные данные.
3. Запустите промпт и вручную пересчитайте каждое найденное расхождение.
4. Уточните одну спорную единицу и проверьте, как изменился ответ.

Первый рабочий результат — список строк, с которым приёмщик понимает, что пересчитать и о чём спросить поставщика. Сохраните именно этот список рядом с исходным заказом.