Созвон 24 сентября: из чего родилась идея
Первый шаг мы сделали на созвоне с владельцем 24 сентября. За один разговор мы собрали спецификации товаров, адреса точек и скрипты. Из этого родилась наша задумка: единая матрица производства на завтра, в которой видно заказ каждой точки.
Узкое место стало понятно сразу: сбор заказов. Заказы приходили в разных форматах из чатов и по телефону, их сводили в таблицу и переносили в amoCRM руками. Поэтому приоритет мы поставили так: один канал заказа для всех точек и немедленная передача заказа в производство.
Мне нравится такой формат работы. За один разговор определяется весь каркас будущей системы: какие товары, какие точки и какие правила должен знать бот. Дальше я собираю это в работающий инструмент.
Почему мы выбрали единого бота для всех точек
Я сделал один бот для всех точек. Точка заказывает, цех сразу получает уведомление, а сделка появляется в amoCRM. Дополнительно я сделал для владельца помощника для цен, ассортимента и сводок.
Главное свойство бота, ради которого я его выбрал: заказ в нём строится кнопками, а не текстом. Когда точка пишет заказ свободным текстом, формат у каждой свой, и сводку приходится разбирать человеку. Кнопки задают одинаковую форму: товар, фасовка, количество. Поэтому заказ от любой точки приходит в цех одинаково, а сводка собирается без участия человека.
В запуск мы включили:
- заказы всех точек через бота;
- уведомление цеху о новом заказе;
- сделки в amoCRM, в воронке «Заказы точек»;
- смену ассортимента и цен сообщением боту;
- сводки по каждой точке.
Для меня это единая цепочка: заказал, цех увидел, сделка создана, сводка собрана. Всё это мы заложили в запуск с первого дня.
Как точка делает заказ в боте
Я покажу путь заказа так, как его видит сотрудник точки. Заказ собирается несколькими касаниями. Сотрудник открывает бот, и вверху сразу видны его точка и срок приёма: на экране заказ на 23 октября принимается до 20:00 по московскому времени. Срок у нас задан жёстко и показан прямо в меню, поэтому никому не нужно помнить правило наизусть.
Главное меню. Адрес точки скрыт. Кроме «Заказать» в меню есть инструкция к боту, вызов менеджера, сводка на производство, стоп-лист товаров, оформление возврата и заказ за другую точку.
Дальше три шага, которые я показываю по порядку. Сначала точка выбирает товар из списка. В списке 12 позиций: медовик, наполеон, профитроли, картошка и другие торты и пирожные.
Шаг 1. Выбор товара. В заголовке скрыт адрес точки.
Затем выбирается фасовка: для медовика это 1 кг, 0,65 кг, 0,5 кг, 0,25 кг, кусок 140 г или порция 120 г. Цена зависит от фасовки: на экранах 945 ₽ за килограмм и 472 ₽ за полкило. Точка выбирает ровно ту упаковку, которая ей нужна, и в цех приходит точное название фасовки.
Шаг 2. Выбор фасовки.
После этого бот спрашивает количество. На экране цифры от 1 до 10 и кнопка «Другое число». Цена за штуку показана прямо в вопросе: для половины килограмма это 472 ₽.
Шаг 3. Количество.
Позиции складываются в корзину. В ней видно, сколько штук и на какую сумму набрано, и каждую позицию можно изменить или убрать касанием. Мне здесь нравится, что корзина всегда на виду: сотрудник видит сумму до отправки. В корзине кнопки «Добавить товар», «Комментарий» и отправка заказа. Комментарий нужен для всего, что не уместилось в кнопки.
Корзина: 4 позиции, 7 штук на 4 723 ₽. Данные и адрес точки скрыты.
После отправки бот подтверждает заказ и напоминает правило: забыли что-то, можно добавить к заказу, поменять количество можно кнопкой «Изменить заказ», и всё это до 20:00 по московскому времени накануне поставки.
Заказ отправлен. До 20:00 его можно изменить.
Срок 20:00 работает на цех. К этому времени заказы точек на завтра собраны, и сводку можно отдавать производству как готовый список. А пока срок не вышел, точка свободно добавляет позиции и меняет количество без звонков менеджеру.
Весь путь от «открыл бот» до «отправил заказ» занимает несколько нажатий. Сотрудник точки не пишет сообщений, не вспоминает названия и не ждёт ответа менеджера. Именно этого я и добивался.
Что получает производство: уведомление и сводка на завтра
Для цеха я настроил два вида сообщений. Первое сообщает о новом заказе от точки: список позиций, количество, суммы и итог. Это то же самое, что видела точка в корзине, только в виде короткой записки.
Уведомление цеху о новом заказе.
Второе собирает заказы в одну сводку на завтра: в меню для неё есть кнопка «Сводка на производство». Ради такой сводки мы всё и затевали. На экране сводка на 22 октября: всего в производство 19 штук на 3 810 ₽, дальше позиции по фасовкам и разбивка по точкам.
Сводка на завтра: всего 19 штук на 3 810 ₽. Названия точек скрыты.
Раньше такую сводку менеджер составлял вручную из переписок и звонков: на неё уходило около двух часов в день. Теперь бот строит её сам из заказов на нужную дату, и на сводку остаётся около 5 минут. Цеху не нужно ждать, пока менеджер всё разберёт: он видит, что и в каком количестве печь, и разбивку, куда это поедет. Для меня это главный выигрыш всей затеи.
Как владелец следит за доступом сотрудников
В боте работают сотрудники точек, а они меняются. Поэтому я встроил в бот контроль доступа. Когда в боте появляется новый человек, владельцу приходит уведомление: кто он, на какой точке и единственный ли он на ней. Под сообщением кнопка «Отключить доступ» с подсказкой: если это не ваш сотрудник, нажмите её. Если сотрудник сменил точку, бот пишет об этом отдельно: кто, где был и где теперь.
Контроль доступа. Имена и адреса скрыты.
Контроль нужен потому, что заказы здесь превращаются в реальную продукцию. Мне важно, что владелец узнаёт об этом сразу: кто появился в боте и на какой точке. Если человек лишний, доступ закрывается одним касанием, и не нужно разбираться, как он вообще туда попал. Бот сам сообщает о каждом новом человеке, поэтому список сотрудников не нужно сверять вручную раз в неделю: любое изменение приходит владельцу в тот же момент, когда оно случилось.
Таблица сводки и сценарий автоматизации
Данные заказов у нас копятся в таблице. На скриншоте её верхняя часть: месяц поставки задаётся в одной ячейке, остальные цифры пересчитываются сами. Сводка показывает, сколько штук и на какую сумму заказала каждая точка, и ниже расшифровку по товарам. В итоговой строке стоит 76 штук и 32 863 ₽ без НДС.
Таблица сводки. Название документа и точек скрыто. Единицы: штуки продукции и рубли без НДС.
Владельцу эта таблица даёт понятную картину по точкам: кто сколько заказывает и какие позиции уходят чаще всего. Считать ничего не нужно, всё пересчитывается само. Таблица работает как журнал: открыли и сразу увидели, какая точка сколько заказала в этом месяце.
Бот и таблица связаны сценарием автоматизации, который я собрал. Ниже его общий вид: это длинная цепочка из нескольких десятков шагов. Название узлов на таком масштабе не читается, зато хорошо виден объём работы, который раньше делал человек.
Сценарий автоматизации целиком. Название скрыто.
amoCRM и цены: учёт без ручного переноса
Раньше менеджер переносил заказы в amoCRM руками. Теперь, когда точка отправляет заказ, в воронке «Заказы точек» сама появляется сделка. Я сделал так, чтобы менеджеру не нужно было ничего перепечатывать: данные приходят из бота, а значит, совпадают с тем, что увидел цех.
Вторая часть, которую особенно ценит владелец, это управление ассортиментом и ценами. Он не ходит к программисту и не правит таблицы. Владелец пишет боту сообщение, и ассортимент или цена меняются. Для позиций, которых сегодня нет, в меню бота есть «Стоп-лист товаров».
Сводки по каждой точке приходят владельцу тем же путём, в тот же бот. Один инструмент закрывает три задачи: приём заказов, учёт в CRM и управление ценами. Мне как автору это нравится больше всего: у владельца одно окно вместо трёх.
Что получилось в итоге
Если собрать результат, который мы получили, в одном месте, получится вот что.
- Сводка в 24 раза быстрее. Было около 2 часов в день, стало около 5 минут.
- Ошибок в заказах нет. До запуска путаница случалась в 5–10% заказов, после запуска их 0%.
- Заказы оформляются сами. Точка выбирает кнопками, цех получает уведомление, сделка появляется в amoCRM.
- Один формат от любой точки. Нет разбора голосовых, списков и звонков.
- Понятный срок приёма. До 20:00 по Москве накануне поставки, и этот срок виден в меню.
- Реальные объёмы. К 13 октября через бота прошло 76 штук продукции на 32 863 ₽ без НДС.
- Контроль в руках владельца. Новый сотрудник или смена точки видны сразу, доступ отключается одной кнопкой.
Для каждого участника процесса изменилось своё.
Сотрудник точки больше не формулирует заказ словами. Он нажимает несколько кнопок, видит сумму и получает подтверждение, что заказ принят. Если что-то забыл, добавляет позицию до 20:00 той же кнопкой.
Цех получает заказ сразу после отправки и общую сводку на завтра. Производство работает по одной сводке, а не по пересказу переписок.
Менеджер перестал быть переводчиком между точками, цехом и amoCRM. Сводка собирается сама, сделка в воронке появляется сама, и на сводку остаётся около 5 минут вместо двух часов.
Владелец видит всё в одном месте: сводки по точкам, итоги в таблице и людей, которые заходят в бота. Цены и ассортимент он меняет сообщением.
Главное, что изменилось в работе, на мой взгляд: заказ перестал зависеть от того, как кто-то из точек его сформулировал и кто из менеджеров его разобрал. Он создаётся кнопками, доходит до цеха сразу и попадает в учёт сам.
Что дальше
Бот работает и решает задачу, ради которой мы его делали. Если производство захочет развивать систему дальше, у такой схемы есть естественные продолжения, и я их вижу сразу: напоминание точкам, которые не оформили заказ к 20:00, сверка заказов с остатками сырья и аналитика по точкам и товарам, чтобы видеть, какие позиции растут, а какие стоят. Всё это строится на тех данных, которые бот у нас уже собирает.
Хорошая привычка для любого производства с таким ботом: раз в месяц открывать таблицу сводки и смотреть, какие позиции заказывают чаще всего. Из этого видно, что стоит держать в ассортименте, а что можно убрать.
Кому подойдёт такой бот заказов
Я бы начал разговор с производством, у которого есть сеть торговых точек и заказы приходят в разных форматах: кондитерской, пекарней, фабрикой-кухней. Особенно если сводку для цеха кто-то составляет вручную, а ошибка в количестве доходит до продукции. Таким производствам я и помогаю собрать такого же бота.
Перед составлением плана изменений мне нужно понять четыре вещи: как точки присылают заказы сейчас, сколько времени уходит на сводку, где возникают ошибки и как заказ доходит до производства и в учёт. Из этого станет видно, какая часть процесса подходит для бота, а какая должна остаться за человеком.
Если у вас похожая задача, напишите мне в Telegram: что вы производите, как точки сейчас присылают заказы и где путаница. Мои направления и другие проекты собраны на странице эксперта. Как та же логика «заявка, подтверждение, учёт» работает в записи на услуги, показывает кейс ИИ-администратора салона «Леди», а выезд специалиста по заявке из мессенджера разобран в кейсе нейросотрудника для приёмки недвижимости. Если вам нужно отвечать покупателям на Авито, у меня есть кейс магазина ноутбуков.
Частые вопросы
Почему заказ строится кнопками, а не пишется текстом?
Я выбрал кнопки по простой причине. Когда точка пишет заказ свободным текстом, формат у каждой свой, и сводку приходится разбирать человеку. Кнопки задают одинаковую форму: товар, фасовка, количество. Поэтому сводка собирается автоматически, а цех получает заказы в одном виде.
До какого времени точка может изменить заказ?
До 20:00 по московскому времени накануне поставки. До этого момента заказ можно дополнить или изменить кнопками «Добавить к заказу» и «Изменить заказ», срок виден в главном меню бота.
Что будет, если сотрудник уйдёт или сменит точку?
Бот присылает уведомление: кто появился или сменил точку, какая была, какая стала. Владелец или менеджер может одним касанием отключить доступ.
Сколько времени экономит бот?
У нас сводка заказов занимала около 2 часов в день, теперь около 5 минут. Заказы оформляются автоматически, а ошибок в заказах после запуска у нас нет.
Можно ли менять цены и ассортимент без программиста?
Да, у нас это так и работает. Владелец пишет боту сообщение, и ассортимент или цены меняются. Для позиций, которых сегодня нет, в меню бота есть стоп-лист товаров.
Подойдёт ли такой бот для пекарни или фабрики-кухни?
Принцип тот же: фиксированный список позиций, фасовок и точек. Для каждого производства список и правила приёма заказа настраиваются отдельно, и я бы начал с разбора того, как точки заказывают сейчас.
С чего начать прямо сейчас
Первый шаг займёт 10–15 минут и не потребует ни оплаты, ни установки. Это те шаги, с которых я начинаю сам.
- Откройте переписки с точками за последнюю неделю и посчитайте, в скольких разных форматах пришли заказы: списком, голосом, фото, звонком. Это число показывает, насколько форма заказа у вас не задана.
- Выпишите весь ассортимент с фасовками и ценами в одну таблицу. Если этой таблицы нет, это уже находка: бот принимает заказ по списку, а список надо собрать.
- Уточните у менеджера, сколько времени уходит на сводку для цеха и сколько заказов приходится исправлять. Запишите цифры, они пригодятся для сравнения после запуска.
- Решите срок приёма заказов на завтрашний день и что происходит после него: заказ закрыт, меняется по звонку, передаётся менеджеру.
- Решите, кто имеет право заказывать за точку и как вы узнаете, что сотрудник сменился.
- Если хотите разобрать это вместе, напишите мне в Telegram и пришлите, как сейчас выглядит заказ от точки.
Вывод
Заказы от сети точек по телефону и в мессенджерах превращаются в ручную сводку, и в ней рождаются ошибки. Единый бот убирает это в одном месте: точка заказывает кнопками, цех получает уведомление, на завтра собирается сводка, а сотрудников контролирует владелец.
Для меня результат у этого производства такой: сводка вместо двух часов занимает около пяти минут, ошибок в заказах нет, а к 13 октября через бота прошло 76 штук продукции на 32 863 ₽ без НДС. И всё это уложено в обычный Telegram, без отдельных программ для точек.
На чём основана история
Ответы Никиты Сашина о внедрении, полученные редакцией 19 октября 2026 года, и скриншоты работающей системы от 22 октября 2026 года. Скриншоты обезличены: скрыты название производства, адреса точек, имена сотрудников и контакты. Иллюстрация обложки художественная.
