Из чего вообще состоит эта обязанность
Разберём слова, иначе дальше будет непонятно.
С 2023 года налоги и взносы платятся не по отдельным платёжкам, а одной суммой — это единый налоговый платёж (ЕНП). Деньги падают на единый налоговый счёт (ЕНС) — что-то вроде общего кошелька компании в налоговой. Оттуда инспекция сама разносит суммы по конкретным налогам.
Но чтобы разнести, ей нужно знать, сколько и на что. По части налогов это видно из отчётности, а отчётность сдаётся позже, чем наступает срок уплаты.
Для таких случаев и придумано уведомление об исчисленных суммах. Это короткий документ, который говорит инспекции: вот столько налога мы удержали за такой-то период, спишите с нашего счёта именно эту сумму и именно на этот налог.
Правило записано в пункте 9 статьи 58 Налогового кодекса: уведомление подаётся не позднее 25-го числа месяца, в котором наступает срок уплаты. У НДФЛ отдельный ритм — месяц разбит на два периода:
| Период удержания НДФЛ | Когда подать уведомление |
|---|---|
| с 1-го по 22-е число | до 25-го числа этого же месяца |
| с 23-го по последнее число | до 3-го числа следующего месяца |
| с 23 по 31 декабря | до последнего рабочего дня года |
Отсюда и объём: у работодателя со штатом выходит по два уведомления по НДФЛ в месяц плюс уведомления по страховым взносам. За сентябрь–декабрь — около восьми документов только по НДФЛ.
Что изменилось с 1 сентября 2026 года
Закон разрешил складывать эти документы в один.
Формулировка нормы: организации и ИП, исполняющие обязанности налогового агента по НДФЛ и (или) являющиеся плательщиками страховых взносов, вправе указать в уведомлении суммы налога «отдельно за периоды с 1-го по 22-е число и с 23-го числа по последнее число текущего и каждого предстоящего последовательного месяца текущего налогового периода».
По страховым взносам формулировка та же по смыслу: суммы указываются «за текущий и каждый предстоящий последовательный месяц текущего расчётного периода».
Проще: в сентябре можно один раз заполнить документ, где расписаны суммы на сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь — и на этом закрыть вопрос до конца года.
Второй абзац той же нормы снимает обязанность дублировать: подав сводное уведомление, налоговый агент вправе не представлять обычные ежемесячные уведомления за те месяцы, которые в него вошли.
Заявление о переходе писать не нужно: сам факт подачи сводного уведомления уже означает, что вы работаете по новому порядку.
Условие, от которого зависит вся выгода
В той же норме записано исключение, и на практике оно значит больше, чем само послабление.
Освобождение от ежемесячных уведомлений не действует, если фактически исчисленный и удержанный за месяц НДФЛ (или начисленные за месяц взносы) оказались больше суммы, которую вы заранее указали. Тогда за этот месяц нужно подать уведомление с настоящей цифрой.
То есть выгода полностью зависит от того, насколько ровный у вас фонд оплаты труда:
- оклады одинаковые, премий нет, состав сотрудников стабильный — сводное уведомление экономит время честно;
- есть квартальные премии, сдельная часть, отпускные, приём и увольнение в течение года — вы всё равно вернётесь к ежемесячным уведомлениям, просто не по всем месяцам.
Обратная ситуация мягче. Если заявили больше, чем удержали на самом деле, инспекция зачтёт в счёт налога заявленную сумму, а разницу вернёт в общий остаток счёта, когда получит следующее уведомление или расчёт.
По закону излишний зачёт отменяется на величину превышения прежней суммы над новой. Деньги не пропадают, но какое-то время лежат распределёнными по налогу, а не свободными.
Когда деньги уходят со счёта
Сроки уплаты новая норма не сдвигает. По разъяснению налоговой службы, зачёт по досрочным уведомлениям идёт так.
Если на едином счёте есть положительный остаток — по НДФЛ списание пройдёт не позднее второго рабочего дня после окончания периода, указанного в уведомлении, по страховым взносам — не позднее 3-го числа месяца, в котором наступает срок уплаты. Если остатка нет, деньги спишутся не позднее трёх рабочих дней со дня, когда он появится.
Отсюда практический вывод: сводное уведомление — это заявка на будущее списание. Деньги на счёте к дате уплаты всё равно должны быть.
Что с этим делать владельцу небольшой компании
Пошагово, без бухгалтерского языка.
- Посмотрите на свой фонд оплаты труда за последние три-четыре месяца. Если суммы удержанного НДФЛ по месяцам отличаются на единицы процентов — вы в той группе, ради которой норму и вводили.
- Посчитайте плановые суммы на оставшиеся месяцы года — по два периода НДФЛ на каждый месяц и взносы помесячно.
- Держите плановые суммы близко к факту. Завышение не штрафуется, но замораживает деньги на счёте; занижение возвращает вас к ежемесячным уведомлениям.
- Отметьте в календаре месяцы с премиями, индексацией, отпускными. По ним, скорее всего, придётся подать уточнённое уведомление.
- Оставьте порядок как есть, если платите сдельно. Право добровольное: старый ежемесячный режим никто не отменял.
Для второго шага удобно поднять выгрузку по зарплате и посчитать разброс по месяцам — с этим неплохо справляются нейросети для работы с таблицами, если проверять их арифметику за ними.
Чего ждать дальше
Норма — часть большого пакета поправок 425-ФЗ, где разные части вступают в силу в разные даты: что-то с 1 января 2026 года, что-то с 1 сентября 2026-го, отдельные положения — с 1 апреля 2027 года. То есть режим уведомлений будут донастраивать и дальше.
Практики применения пока нет: первый месяц, когда сводное уведомление вообще можно подать, — сентябрь 2026 года. Разъяснения по спорным ситуациям (смена штата в середине года, реорганизация, переход на другой режим) появятся уже по ходу.
Налоговая тема для малого бизнеса в этом году движется быстро: летом, например, селлерам маркетплейсов предложили отсрочку по налогам на год.
Частые вопросы
Это обязанность или право?
Право. Можно продолжать подавать ежемесячные уведомления как раньше.
Нужно ли писать заявление о переходе?
Нет. Достаточно подать сводное уведомление — переход считается состоявшимся.
Форма уведомления поменялась?
Нет. Та же КНД 1110355, утверждённая приказом ФНС от 2 ноября 2022 года № ЕД-7-8/1047@ в редакции приказа от 16 января 2024 года № ЕД-7-8/20@. Меняется только количество блоков внутри: по одному на каждый налог и период, включая будущие.
Что будет, если в каком-то месяце сумма окажется больше заявленной?
За этот месяц нужно подать уведомление с фактической суммой. Освобождение по остальным месяцам при этом сохраняется.
А если меньше?
Излишне зачтённая сумма возвращается на единый счёт после подачи последующего уведомления или расчёта.
Штрафуют ли за неподачу уведомления?
Формально пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса предусматривает 200 рублей за непредставленный документ. Но налоговая служба свою позицию высказала прямо: в письме от 28 декабря 2024 года № БВ-4-7/14776 сказано, что уведомление не является формой отчётности и его непредставление под состав правонарушения по этой статье не подпадает. Настоящее последствие другое: без уведомления деньги на счёте не распределятся по нужному налогу, и на неуплаченную сумму пойдут пени.
На все ли налоги распространяется новый порядок?
Нет. Норма касается НДФЛ у налоговых агентов и страховых взносов. По имущественным налогам организаций возможность подать одно уведомление сразу за все отчётные периоды года существовала и раньше.
