Загрузка замерщиков: сколько заявок на кухни выдержит график

Рекламу кухонь стоит планировать от свободных выездов, пока в календаре ещё есть место для новых клиентов. Иначе заявки продолжают приходить, а менеджер предлагает замер на дату, до которой покупатель уже успеет выбрать другое производство.

Начните с часов замерщиков: дорога, работа на объекте и оформление результата занимают один общий день. Из него нужно вычесть уже обещанные выезды и оставить запас на переносы. Тогда вы увидите, сколько новых встреч можно предлагать в рекламе.

Как посчитать загрузку замерщиков перед рекламой?

Сложите свободные рабочие часы на выбранный период, разделите их на полное время одного выезда и вычтите резерв. Время выезда включает дорогу в обе стороны, работу на объекте и передачу данных для расчёта кухни. Дробный результат округляйте вниз.

Выберите один горизонт: например, следующую рабочую неделю. Считать весь месяц удобнее для бюджета, но покупателю нужна конкретная ближайшая дата. Полупустая последняя неделя месяца мало помогает, когда ближайшие дни уже заняты.

Запишите в календаре все части работы. Выезд за город, получение ключей, повторный осмотр и подготовка чертежа тоже съедают часы. Если каждый раз считать только время с рулеткой у стены, на бумаге найдётся место для лишних клиентов.

В учёте состоявшихся замеров встреча связана с постоянным номером обращения. Для планирования используйте тот же номер: так перенос останется прежней задачей в общем списке.

Сколько времени оставлять на дорогу

Сверяйте время на дорогу для каждого адреса. Два соседних объекта иногда можно посетить за один день, а два выезда в разные стороны города требуют другого графика. Поэтому среднюю длительность считайте по похожим маршрутам и проверяйте каждый новый адрес до обещания времени.

Для начала хватит простой таблицы. Укажите специалиста, доступные часы, уже занятые часы, длительность полного выезда и запас. Отдельно оставьте поле с ближайшей датой, которую менеджер действительно может предложить.

Не объединяйте специалистов, если один выполняет только простые замеры, а другой берёт сложные помещения. Общая сумма часов может выглядеть достаточной, хотя нужный человек уже занят. Правила распределения фиксируют до запуска рекламы.

Пример: из 18 часов получаются 5 новых мест

Возьмём вымышленные данные небольшой команды: на новые выезды осталось 18 часов, полный выезд занимает 3 часа. Это 6 возможных встреч. Одно место оставляем в резерве, поэтому менеджер предлагает клиентам 5 новых мест.

В расчёте уже вычтены прежние обязательства. Если занятые встречи остались внутри этих 18 часов, вы посчитаете их ещё раз. Удобная проверка: каждое предлагаемое место должно иметь дату, специалиста и продолжительность в календаре.

Резерв выбирают по своей работе. Здесь одно место нужно лишь для демонстрации счёта. Наблюдайте, сколько времени действительно уходит на дорогу и сколько выездов переносится, затем меняйте запас по этим данным.

Как связать свободные места с количеством заявок?

Разделите число новых мест на долю заявок, которые заканчиваются согласованной встречей. При 5 местах и доле 40% получается ориентир 12,5 заявки. Для первоначального плана можно взять 12, затем сверять новые записи с календарём по мере поступления.

Это средний прогноз: из следующей дюжины обращений на замер могут записаться и больше 5 человек. Поэтому одному расчёту нужна ежедневная пара — проверка оставшихся мест. Когда график заполняется, менеджер предлагает следующую доступную дату, а рекламу корректируют под неё.

Здесь нужна именно доля согласованных встреч. Если подставить долю состоявшихся выездов, план начнёт заранее продавать места отменившихся клиентов. До подтверждённой отмены их время остаётся занятым.

Расчёт рекламного бюджета от договоров отвечает на другой вопрос: сколько обращений нужно для плана продаж и сколько за них можно платить. Сравните оба расчёта. Когда план требует больше выездов, чем команда успевает провести, сначала решают вопрос с графиком и людьми.

Что поменять, когда календарь заполнен

Сверьте ближайшую свободную дату с обещанием в объявлении, квизе и разговоре. Формулировка «замер завтра» должна исчезнуть везде, где завтра уже занято. Если можно записаться на следующую неделю, назовите эту возможность прямо.

Настройки показов тоже помогают распределить поток. В Яндекс Директе есть временной таргетинг: он задаёт расписание показов. Но расписание рекламы само по себе не знает, какие встречи уже стоят в вашем календаре. Контроль свободных мест остаётся отдельной работой.

Менеджеру нужны три простых действия: перед обещанием посмотреть свободное время, после согласования занять его, при переносе освободить прежнее и записать новое. Кто-то один отвечает за актуальность графика; остальные видят один и тот же список.

Когда часть заявок приходится отложить, сохраните причину. «Нет свободного выезда» отличается от «клиент думает» и «не подходит комплектация». Иначе в обработке обращений до замера потерю времени примут за слабую работу менеджера.

Частые вопросы

Считать загрузку по выездам или по часам?

По часам, если встречи и маршруты заметно отличаются. Число выездов удобно для сводки после того, как понятна полная длительность каждого типа встречи.

Можно ли забронировать время без подтверждения клиента?

Можно ввести временную бронь со сроком действия. Менеджер должен видеть, чем она отличается от подтверждённой встречи и когда снова освобождает время.

Учитывать ли отмены заранее?

Считайте занятую встречу обязательством до отмены. Статистика отмен помогает выбрать резерв, но не даёт права обещать одно место двум людям.

Что делать с выездом за пределы обычного маршрута?

Сначала оцените полную дорогу и возможность поставить соседние встречи. После этого согласуйте время и условия с клиентом; региональные условия вашего производства должны быть определены заранее.

Как понять, что рекламе уже тесно в графике?

Смотрите ближайшую свободную дату, отказы из-за ожидания и случаи, когда менеджер предлагает время без свободного специалиста. Это конкретные сигналы для пересмотра плана.

Что сделать сейчас

1. Откройте календарь ближайшей рабочей недели и отметьте уже подтверждённые выезды.
2. Запишите оставшиеся часы каждого специалиста и полное время одного типичного маршрута.
3. Посчитайте места, оставьте резерв и проверьте, что каждое место существует в календаре.
4. Сравните результат с планом заявок и обновите ближайшую дату во всех обещаниях клиенту.

Если хотите обсудить рекламу и график вместе, напишите Антону Полтавцу. Пришлите нишу, город, число договоров сейчас и нужный план, а также ближайшие свободные даты. Стоимость и сроки работы обсуждаются индивидуально.